Hva Copilot kan se hos dere, og hva dere bør rydde før oppstart

Mange virksomheter som vurderer Microsoft 365 Copilot, spør først om lisenser og opplæring. Et like viktig spørsmål kommer ofte senere: hva kan Copilot egentlig se? Svaret er enkelt å si, men krever litt arbeid å følge opp. Copilot bruker de tilgangene den ansatte allerede har. Det som er delt for bredt i dag, kan derfor også dukke opp i svarene.

Denne artikkelen forklarer hvorfor, og gir en kort sjekkliste over hva dere bør gå gjennom før Copilot slås på.

Copilot ser det den ansatte kan se

Microsoft 365 Copilot virker inne i Teams, Outlook, Word og SharePoint. Den kombinerer språkmodeller med organisasjonens egne data, som dokumenter, e-post, chatter og møter. Når en ansatt stiller et spørsmål, henter Copilot innhold fra det den ansatte har tilgang til, og ikke noe mer.

Det betyr at Copilot ikke gir noen ny tilgang. Den gjør det derimot mye lettere å finne det som allerede er tilgjengelig. Et dokument som ligger åpent i et gammelt team, har kanskje aldri blitt funnet ved vanlig søk. Når en ansatt spør Copilot om lønn, styresaker eller en bestemt kunde, kan det samme dokumentet bli brukt i svaret.

Copilot er altså ikke selve problemet. Den viser hvordan tilgangene faktisk er satt opp, og ikke hvordan dere trodde de var.

Hvorfor gammel deling blir synlig nå

I de fleste virksomheter har delingen vokst over tid. Noen delte en mappe med hele organisasjonen for å komme raskt i gang med et prosjekt. Et team ble opprettet som offentlig fordi det var standardvalget. En tidligere ansatt delte filer fra sin egen OneDrive. Ingenting av dette var nødvendigvis feil da det skjedde, men få har oversikt over summen.

Så lenge innholdet var vanskelig å finne, var risikoen liten i praksis. Med Copilot blir det lettere å finne fram. Derfor er oppstarten et naturlig tidspunkt å rydde, før de ansatte begynner å stille spørsmål.

Det samme gjelder agenter som bruker SharePoint som kunnskapskilde. Det er lurt å vite hva som ligger der, og hvem som har tilgang, før agentene tas i bruk.

Sjekkliste før dere slår på Copilot

Dere trenger ikke gå gjennom hver eneste fil. Start med det som har størst konsekvens hvis det blir sett av feil person.

• Delingslenker som gjelder for mange. Se etter filer og mapper som er delt med lenker for alle i organisasjonen, eller for alle som har lenken. Slike lenker gjør det vanskelig å vite hvem som faktisk har tilgang. Erstatt dem med deling til bestemte personer der det er mulig.
• Områder der hele organisasjonen har tilgang. Noen nettsteder og mapper er åpnet for alle ansatte, for eksempel gjennom en gruppe som omfatter hele virksomheten. Sjekk at det er et bevisst valg.
• Offentlige team. I et offentlig team kan alle i organisasjonen finne innholdet. Vurder om teamet bør være privat.
• Gamle team og nettsteder. Prosjekter som er avsluttet, har ofte fortsatt åpne områder med dokumenter. Arkiver eller slett det som ikke lenger brukes, og fjern tilganger som ikke trengs.
• Sensitive mapper. Gå særskilt gjennom personalsaker, lønn, styrepapirer, kontrakter og helseopplysninger. Her bør tilgangen være begrenset til dem som trenger den.
• OneDrive-deling. Filer som deles fra den enkeltes OneDrive, er lett å glemme. Be de ansatte se over hva de har delt, og med hvem.
• Gjestetilgang. Copilot svarer ut fra tilgangene til den som spør. Gjennomgangen er likevel et godt tidspunkt å sjekke hvilke eksterne gjester som fortsatt har tilgang til team og mapper.

Når dette er gjort, har dere et bedre grunnlag for Copilot, og samtidig en ryddigere Microsoft 365-løsning.

Følsomhetsetiketter, hvis dere trenger mer

For noen virksomheter er det ikke nok å rydde i delingen. Har dere dokumenter som må beskyttes uansett hvor de havner, kan følsomhetsetiketter i Microsoft Purview være et alternativ. En etikett kan merke et dokument som for eksempel konfidensielt, og den kan begrense hvem som kan åpne innholdet. Copilot tar hensyn til den beskyttelsen.

Etiketter krever likevel planlegging. Noen må bestemme hvilke etiketter som skal finnes, hvem som setter dem, og hvordan de følges opp. Om det passer hos dere, avhenger av lisensene og av hvor mye dere ønsker å vedlikeholde. For mange er god deling og en ryddig struktur et godt nok første steg.

Gjør det før, ikke etter

Det er enklere å rydde før de ansatte har begynt å bruke Copilot enn å rette opp etter at noe har dukket opp i et svar. Gjennomgangen trenger ikke være stor. Det viktigste er å vite hvor de sensitive dataene ligger, og hvem som har tilgang til dem.

Det kan også være lurt å starte med en mindre gruppe brukere. Da får dere erfaring med hva Copilot finner, før alle får tilgang.

Slik hjelper vi

Skjld Labs er Microsoft Solutions Partner. Vi setter opp Copilot Chat, Microsoft 365 Copilot og Copilot Studio. Før vi slår på Copilot, går vi gjennom tilganger og deling i SharePoint og Teams, så Copilot ikke viser noe den ikke skal.

Vi står også for oppsett av lisenser, kanaler, tilkoblinger og innlogging etter deres miljø, og holder praktiske kurs og workshops på norsk, tilpasset oppgavene deres.

Les mer om hvordan vi setter opp Copilot på skjldlabs.com/copilot. Er dere usikre på hvor dere står, kan dere booke en gratis samtale på tretti minutter.